コロナ禍の影響によるECサイト利用者の増加、SNS利用者数の急増などを背景に、近年、WebサイトやSNSを活用したキャンペーンの需要が高まっています。キャンペーン実施に際して不可欠なのが事務局の開設。対応業務が多く、社内リソースが不足している場合にはアウトソーシング（外部への委託）も手段のひとつです。今回は、キャンペーン事務局をアウトソーシングする際のポイントをご紹介します。
キャンペーン事務局とは？
キャンペーンを実施する際には、「企画・設計」「データ管理」「景品の手配・発送」「問い合わせ対応」など、さまざまな業務が発生します。それらをまとめて引き受けるのが「キャンペーン事務局」であり、キャンペーンをスムーズに進行して成功に導くための柱となる組織です。
社内にキャンペーン事務局を設置して対応するのが一般的ですが、業務内容が多岐にわたるため、担当者への負担が過度になりがちです。また、社内にキャンペーン運用・管理についての十分なノウハウがない場合は人為的ミスが起こりやすくなるため、運営をアウトソーシングするケースも増えているようです。
事務局をアウトソーシングするメリット
では、キャンペーン事務局をアウトソーシングするメリットにはどんなものがあるのかを見ていきましょう。
①専門のノウハウが豊富
キャンペーン事務局の運営に長けている会社は、進行管理や成果を上げるための豊富なノウハウがあり、自社に合った最適な提案を導き出してくれます。これまでにキャンペーンを実施したことのない場合でも安心して任せられるでしょう。また、サポート体制も整っているので、トラブル発生時にもスピーディーかつ適切な対応が可能です。
②担当者の負担を軽減できる
データ管理やお問い合わせの対応などの一連の業務を委託することで、担当者の業務負担軽減につながります。プロの手を借りれば運用の効率も一段とアップ、担当者は企画設計や宣伝手法など、キャンペーンにおいて最も重要な業務に専念できます。
③情報漏洩のリスクを抑えられる
キャンペーン実施に伴い多数の個人情報を扱うため、セキュリティには細心の注意を払う必要があります。個人情報の管理方法を熟知してい会社へ依頼することで、漏洩リスクを抑えられます。
④キャンペーン実施後に分析・効果検証が行える
キャンペーンは実施して終わりではなく、成功したかどうかを測るためにも効果検証が重要です。専門ノウハウを有する会社ならデータ分析も任せられ、結果をフィードバックしてもらえば、今後の企画改善に活かすことができます。
アウトソーシング先を選ぶポイント
キャンペーン事務局のアウトソーシング先を選ぶにあたっては、次の3つを意識しましょう。
①ノウハウや実績があるか
キャンペーンに関するノウハウや豊富な実績があるかを確認することが大切です。ホームページでキャンペーンの運営実績を確認し、これまでどのようなキャンペーンを行ってきたのか、どのような成果があるかをチェックしましょう。
②対応可能な業務範囲が広いか
業者によって対応できる業務範囲は異なるので、実施するキャンペーンで必要な業務を洗い出し、それらをしっかりサポートしてくれる会社を選びましょう。直接問い合わせて、確認するのもおすすめです。
③セキュリティ面が信頼できるか
キャンペーンを実施する際には、大量の個人情報の取り扱いや管理を行うため、セキュリティ対策をしっかり講じている会社どうかは重要なポイントです。プライバシーマーク※ など、セキュリティ対策における資格を取得していことは判断基準の一つです。
その上で、「応募数を増やしたい」「問い合わせ対応を効率化したい」など、自社が事務局業務でどのような課題を抱えているかを整理しておくと、より適した業者が見つかりやすくなるでしょう。プライバシーマークを取得しているビズデザインプラスでは、スポットからワンストップまでご要望に合わせたキャンペーン事務局の運営業務に対応が可能です。まずはお気軽にお問い合わせください。
