新型コロナウィルス感染症拡大防止の措置として急速に普及率が高まったテレワーク。テレワークを導入してから数年が経った今、「コミュニケーションがとりづらい」「人材育成への不安がある」などの課題が見えてきた企業が多くみられるようになりました。今回は改めてテレワークのメリット・デメリットを整理しながら、業務に円滑に取り入れる方法についてご紹介していきたいと思います。
企業も従業員にも大きなメリットをもたらすテレワーク
テレワークは企業側・従業員側どちらにとってもメリットがあります。以下にそれぞれのメリットをまとめました。
＜企業側のメリット＞
●コスト削減
→オフィスコストなどの固定費や従業員の通勤手当てを削減できる。また介護による退職が低下し、優秀な人材を雇用しやすくなる。
●DX化による業務改善
→テレワークに必要なデジタルツール導入により業務効率化につながる。常時インターネット接続となるため、ゼロトラストネット※が定着。
※ゼロトラストネットとは・・・「組織内からのアクセスは安全」という前提をしないネットワークのモデルのこと
●ブランドイメージの向上
→テレワークを導入する先進的な企業として価値が高まる。求職者らの企業へ評価が高くなることも期待できる。
＜従業員側のメリット＞
●プライベートに時間を割ける
→通勤時間にかかってた分、家族との時間にあてることが可能に。
●集中できる環境を整えられる
→周りの人の目や話し声などが気にならなくなり、作業に集中できる。
●居住エリアの自由度が高まる
→オフィスの通勤圏内に住む必要がなく、居住エリアの幅が広がる。
厚生労働省・総務省が「テレワーク総合ポータルサイト」を立ち上げテレワークを推進しているなどの潮流もあり、テレワークを取り入れることは企業にとっても、従業員にとっても大きなメリットがあると考えられます。
テレワークはコミュニケーション不足にならない工夫が必須
テレワークを導入すると、対面でのコミュニケーションの頻度が減ります。それゆえに上司と部下、そして社員同士の他愛のない会話や、同じオフィスにいればわかるそれぞれの状況などが分かりにくくなります。その状況が長く続いてしまうと、意思疎通が取りにくくなり、プロジェクトに影響を及ぼす可能性も。モチベーションが下がってしまい生産性が低下し、離職につながってしまうケースも珍しくはありません。社員が不安を感じることなく業務に従事できるように、コミュニケーション不足とならない工夫が必要です。
デジタルツールを活用してメリットを感じるテレワークを
テレワーク主体の職場環境でコミュニケーションをスムーズにする課題解決方法は「コミュニケーションツールを導入すること」「業務状況を可視化する」の大きく2つあります。
①コミュニケーションツールを導入する
●ビデオ通話・Web会議システム
お互いの表情が見えるだけで細かいニュアンスが伝わりやすく、意思疎通だけでなく体調やメンタルヘルスも含めて把握することができる。
●チャットツール
他愛もない話から業務に関わるヒントが得られることも。休憩時間などのルールを設け、チャットワーク上で社員同士の雑談を行うなど、従業員のモチベーションを維持できるような工夫を。
②業務状況を可視化する
オンライン上で従業員同士が確認しあえるスケジュール管理システムの導入や、工数管理ができるクラウドサービスを用いて、チームのメンバーがそれぞれの取り組みを可視化。互いのスケジュールが分かっていれば、コミュニケーションのタイミングもつかみやすくなる。
自宅でテレワークを行うため、なかにはオン・オフの切り替えが難しいという従業員もいるでしょう。また環境によっては、オフィスワークに比べて孤独を感じやすくなるため、従業員のメンタルヘルス対策としても気軽にコミュニケーションが図れる環境を整えることは必要不可欠。テレワークが定着してきた今だからこそ、改めて社内のコミュニケーション方法を見直しませんか？デジタルツールをうまく活用して、企業の特色にあったテレワーク環境を整えて、企業にとっても従業員によってもメリットを感じられる新しい働き方を目指していきましょう。
